Software punto de venta para PyMes

¿Está iniciando un negocio o ya tiene uno y quiere administrar sus ventas con software punto de venta? ¡Bienvenido(a)! con esta guía práctica podrá crear paso a paso un terminal de venta sin grandes inversiones, simplemente utilizando un PC y el software uniCenta oPOS, Gaveta de dinero, impresora ticketera, y pistola de código de barra.

Antes de empezar con la guía es importante conocer sobre qué es un software para punto de venta, si aún tiene dudas sobre implementarlo en su empresa, de seguro las resolverá y se animará a hacerlo, ya que gracias a estas tecnologías podrá ser mucho más competitivo, gastar menos tiempo en tareas cotidianas y proveer un servicio mucho más eficaz y agradable para sus clientes.

¿Ya conoce o ha escuchado sobre este tema y sus ventajas? pues ¡Vamos al grano!

TPV es el acrónimo de terminal punto de venta. Hace referencia al dispositivo y tecnologías que ayudan en la tarea de gestión de un establecimiento comercial de venta al público que puede contar con sistemas informáticos especializados mediante una interfaz accesible para los vendedores.

Los TPV permiten la creación e impresión del ticket de venta mediante las referencias de productos, realizan diversas operaciones durante todo el proceso de venta, así como cambios en el inventario. También generan diversos reportes que ayudan en la gestión del negocio. Los TPV se componen de una parte hardware (dispositivos físicos) y otra software (sistema operativo y programa de gestión).

Un terminal punto de venta es un sistema informático (POS) o electrónico micro computarizado (ECR) que gestiona el proceso de venta mediante una interfaz accesible para los vendedores o compradores, un único sistema informático o electrónico permite la creación e impresión del recibo ticket o vale de venta —con los detalles de las referencias y precios— de los artículos vendidos, actualiza los cambios en el nivel de existencias de mercancías (STOCK) en la base de datos.

Se suele emplear el término TPV para referirse a una parte del terminal punto de venta, o al conjunto de CPU y pantalla, gaveta de dinero, impresora ticketera y pistola de código de barra, incluso algunas veces únicamente al software.

TPV Caja

Para ser concretos, es seguro que usted ha comprado en alguna tienda, restaurante o cualquier otro tipo de negocio y a la hora de pagar el cajero registra su producto mediante un lector de código de barras o escribiendo un código en un computador y en cuestión de segundos le entrega un ticket con datos de su compra y además información relevante sobre la empresa como teléfonos, dirección, logo, etc.

Es una forma muy resumida de explicar lo que es un software de punto de venta viéndolo desde el punto de vista del cliente.

Como vendedor usted podrá: Gestionar sus ventas, ver rápidamente las ventas del día actual y días anteriores, registrar salidas de caja, generar descuentos, llevar una base de datos de sus clientes y proveedores, llevar un registro de sus productos… ya veremos cómo poder hacer todo esto utilizando la guía de Unicenta oPOS.

Ya mencionamos anteriormente algunas ventajas en general de utilizar software para terminal de punto de venta, pero existe una larga lista de estos programas en el mercado además de éste, algunos de pago con costos mensuales que si bien ofrecen ventajas interesantes no están al alcance del bolsillo para pequeñas empresas:

1.- Los requerimientos a cumplir son mínimos, el monitor debe permitir una resolución de al menos 800 x 600 y contar con  512 mb de RAM. 80 de disco duro, en pocas palabras puede utilizar un computador antiguo como punto de venta.

2.- Permite crear varios puntos de venta conectados a una misma base de datos. El programa es multiplataforma, se puede utilizar en Windows, OS X, Linux y otros sistemas operativos más.

3.- Funciona con hardware adicional como lectores de códigos de barras, gaveta de dinero, lectores de tarjetas de crédito, impresoras de tickets e impresoras tradicionales para generar informes y básculas para pesar productos.

 

4.- Altamente personalizable, cuenta con  idioma español integrados, y funciona con varias monedas.

Cómo utilizar uniCenta POS en su empresa

Al abrir el programa por primera vez le dirá que no ha detectado ninguna base de datos y si desea crear una pre configurada. Se abrirá luego una interfaz para seleccionar un usuario, por defecto hay 4 usuarios:

Admin_unicenta

  • Administrador
  • Empleado
  • Visitante
  • Jefe

    Cada usuario tiene diferentes privilegios y pueden ser asignados, de esta manera por ejemplo el vendedor podrá utilizar “Empleado” para realizar ventas pero no podrá acceder a informes o configuraciones. Para este caso se utilizará la cuenta Administrador para poder realizar cambios en la base de datos.

    Cada usuario tiene diferentes privilegios y pueden ser asignados, de esta manera por ejemplo el vendedor podrá utilizar “Empleado” para realizar ventas pero no podrá acceder a informes o configuraciones. Para este caso se utilizará la cuenta Administrador para poder realizar cambios en la base de datos.

    El software se instala en idioma español y moneda nacional chilena

    uniCenta Opos se instala en idioma español y utiliza moneda nacional chilena, Para hacer mejor la funcionalidad tanto para el personal de venta y administrativoEspañol Chile

    Imprimir recibos de ventaImpresora

    Impresora térmica para tiquetes

    Para imprimir los tickets de venta o cierres de caja es necesario contar con una impresora térmica especialmente diseñada para esta labor. Para imprimir los informes de ventas se recomienda una impresora tradicional.y permite hasta 6 impresoras conectadas a un punto de venta.

    Como primir, paso debe configurar e instalar los drivers de su impresora, luego acceder al menú de Configuración y seleccionar la pestaña Peripherals. Seleccione Impresora 2 y cambie su valor por printer, si tiene bien instalada la impresora debe aparecer en el nuevo menú desplegable el nombre de la misma para seleccionarla:

    Impresora se deja en screen para poder ver el tiquete generado desde el software, una opción útil en caso de no tener una impresora térmica o simplemente para realizar pruebas sin malgastar papel. Para pre visualizar el ticket vaya al menú y seleccione Impresoras.

    Cambiar texto de los recibos

    Boletaimprime su recibo de venta con sus información  personalizada y textos en español, y detalle de los productos vendidos, cantidades y precio de cada uno y montos totales a cancelar,

    Creando productos para el inventario

    Acceda al menú y luego a Inventario. Hay varios botones para organizar y gestionar de forma correcta los artículos del negocio, para este caso sólo utilizaremos el botón llamado Productos.Productos

    Menú de inventarioIngresp

    Agregando un producto a uniCenta

    Para agregar un nuevo producto haga click en el icono + y rellene el formulario de una forma similar a la imagen, si lo desea puede utilizar categorías o atributos para organizar sus productos. Para que el código de barras funcione el número debe ser igual al de las etiquetas. En la pestaña Inventario puede establecer más opciones sobre el producto en cuestión. En la pestaña Imagen puede asignar una imagen para el artículo pero es opcional. Las pestañas Button Propiedades son para configuraciones más avanzadas y no deberían modificarse a menos de que se sepa qué se está haciendo, la primera sirve para cambiar la apariencia del botón del producto en la caja utilizando código HTML y la segunda para agregar más opciones al producto, por ejemplo el precio con descuento.

    Realizar ventas

    Volviendo al tema de la caja y ya con productos creados es posible vender. Simplemente de click en los botones con el nombre del producto para vender y serán añadidos a la caja  con el nombre y precio establecidos. Para aumentar la cantidad de un mismo producto selecciónelo y de click en +:Boton +

     

    Para finalizar la venta utilice = y se desplegará una ventana con los métodos de pago aceptados.Pago VilletesAceptarSi selecciona Efectivo verá que aparecen imágenes de billetes de libra esterlina, esto no afecta la venta pero se puede cambiar como lo veremos más adelante. En Débito es posible asignar la venta a un cliente, de esta forma es posible fiar una venta y llevar la cuenta bien gestionada. En el menú Clientes se puede ver cómo funciona dicha opción. Para finalizar la venta haga click en Aceptar  y si el botón de impresión está activo y la impresora está bien configurada se imprimirá un recibo de venta.

 

Redes de punto de venta

Como complemento al post anterior, incluyo un ejemplo de lo que consideramos es la estructura ideal para una red de punto de venta en una tienda estándar o varias tiendas conectadas a una sola base de datos.

INFRASTRUCTURA BASICA DE PUNTO DE VENTA

 

En este ejemplo tenemos los siguientes elementos:

Servidor: este equipo debe estar escondido en la oficina de la tienda, no necesita ser           operado por nadie y por lo general no tiene una interface gráfica pues su función es proveer la base de datos, las cuentas de usuario y las aplicaciones para que funcionen los equipos de punto de venta al frente.

También puede tener otras funciones como servir de punto de entrada a la red interna para los usuarios remotos y -como opcional- se le puede incluir una interface gráfica para que sea operable como equipo administrativo.

Equipos de punto de venta: estos son los caballos de batalla, se encargan de la operación y son usados por los vendedores.

Si solo hay un punto de venta y la tienda no tiene contemplado instalar más a futuro, se vuelve innecesario tener un servidor porque la misma computadora de punto de venta puede ser el servidor al mismo tiempo, a menos que se quiera tener más seguridad.

El equipo administrativo: regularmente sería una laptop -por movilidad- y puede o no tener su propio scanner de código de barras para hacer inventarios, compras y otras tareas

administrativas; utilizaría una impresora regular para documentos. Este equipo podría conectar a la base de datos en el servidor desde cualquier localidad remota usando una conexión a Internet por lo que la interface operativa puede ser diferente de la que utilicen los otros equipos o utilizar sistemas de gestión como un ERP que importe datos desde el punto de venta.